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Die Dienstleistungseinheit „Organisationsentwicklung und Prozesse (DE OEP)“ wurde zum 01.08.2018 gegründet und ist in die folgenden drei Abteilungen untergliedert:

• Organisationsmanagement
• Organisationsberatung
• Prozessmanagement

Nachdem die Governance des KIT im Hinblick auf „eine schlanke und eindeutige Aufbau- und Ablauforganisation“ (Dachstrategie KIT 2025, Teilziel 6.1.3.) geschärft wurde, wurde deutlich, dass es einer Organisationseinheit bedarf, welche das Thema Organisationsentwicklung, zentrale Organisationsthemen hinsichtlich der Aufbau- und Ablaufstruktur des KIT bearbeitet. Eine gute Basis dafür stellten die bis dahin bei PPQ-PO erfüllten Aufgaben dar, die weiterentwickelt, konkretisiert und ausgeweitet wurden und ihre Verortung nun in der Dienstleistungseinheit OEP gefunden haben.

Der Fokus des Organisationsmanagements liegt hauptsächlich auf der Aufbauorganisation des KIT. Für eine stabile Aufbauorganisation ist es erforderlich, dass die Strukturen Eingang in alle Datenmodelle der IT-Systeme finden, insbesondere im SAP-Organisationsmanagement (SAP-OM). Die OE- und Stammdatenpflegeprozesse müssen an einer Stelle gemanagt bzw. zusammengeführt und koordiniert werden, um Inkonsistenzen zu verhindern und aussagefähige Informationen zu erhalten, z.B. im Hinblick auf das Berichtswesen des KIT oder für die Transparenz von disziplinarischen Verantwortlichkeiten. Konsistent gepflegte, Governance-konforme und qualitätsgesicherte Stammdaten sind auch maßgebliche Voraussetzungen für Digitalisierungsmaßnahmen, z.B. um IT-Systemeinführungen möglich zu machen. Organisationdokumentationen werden standardisiert (Geschäftsverteilungspläne, Geschäftsprozessbeschreibungen, Organigramme, Richtlinien) und zentral durch ein einheitliches Wissensmanagement vorgehalten.

Die Abteilung Prozessmanagement unterstützt alle Mitarbeitenden des KIT bei Ihren Vorhaben rund um das Thema Prozesse. Prozesse stellen die innerhalb der Aufbauorganisation ablaufenden Arbeitsabläufe dar. Die Methoden und Werkzeuge des Prozessmanagements ermöglichen die übersichtliche Dokumentation und Visualisierung, um z. B. Abläufe besser zu verstehen, die Arbeitsorganisation zu verbessern oder Digitalisierungen gezielt umzusetzen. Die Abteilung Prozessmanagement entwickelt für das KIT Standards und Werkzeuge und berät Sie bei deren Anwendung.

Die Abteilung Organisationsberatung beschäftigt sich mit der Weiterentwicklung der administrativen Fachbereiche zu serviceorientierten Dienstleistern und begleitet den kulturellen Wandel über die gesamte Organisation, um ein einheitliches Verständnis im Hinblick auf Services, Servicelevels und Servicequalität zu erzeugen. Es wird Beratungs- und/oder Moderationskapazität im Rahmen von Projektaktivitäten, bei der Umsetzung von Projektergebnissen und Begleitung von Changeprozessen der Administration vorgehalten.